La organización de cualquier tipo de eventos es una de las actividades más agotadoras que hay, no solo por la presión de quien está pagando por dicho evento, sino también por las propias exigencias profesionales para que todo salga bien, así como las exigencias del público que no cesará de criticar cualquier fallo.
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La importancia de un evento bien organizado
No importa el tamaño del evento (desde una reunión familiar hasta un congreso internacional), ni el tipo de evento (matrimonio, cumpleaños, fiesta temática, despedida de soltero, evento cultural, acto académico, mitin político, conferencia, servicio religioso, etc.), todo evento exige organización, logística y nervios de acero para controlar cada una de los detalles.
Un buen organizador de eventos debe tener en cuenta toda una serie de recursos y habilidades para que la actividad quede impecable o al menos lo más perfecta posible. Así que veamos primero cuáles son los principales errores que se cometen en la organización de eventos y cómo pueden ser evitados.
Errores que debes evitar en la organización de cualquier evento
No tener claros cuáles son los objetivos
Si el organizador desconoce de qué se trata el evento y no sabe cuáles son los objetivos que persigue, entonces no sabrá organizarlo de ninguna manera.
Por ejemplo y si el organizador no tiene claro que un evento es para el lanzamiento de un libro, posiblemente escogerá mal el local y fallará a la hora de reservar el mobiliario para los invitados.
Improvisación
No importa el tipo y tamaño del evento, si no se hace de forma planificada y se deja todo a la improvisación, lo más seguro es que será un fracaso parcial o total.
Desconocer el tipo de público
Cada evento debe adaptarse al tipo de público que asistirá, entonces si no está claro de qué se trata el evento, lo más seguro es que tampoco tendrás claro cuál será el público que asistirá y por lo tanto, no podrás atender sus necesidades.
Por ejemplo y si el evento es un concierto, posiblemente haya que contratar a niñeras para ayudar a las madres asistentes, así, como contar con un local grande con estacionamiento de coches y seguridad.
Escoger una fecha y lugar incorrectos
Hay que tener en cuenta los días de la semana, fiestas, vacaciones, eventos deportivos o religiosos, para seleccionar el día más adecuado para un evento.
Los lunes son días malos para cualquier tipo de actividad, al igual que durante vacaciones escolares o en el día de una final de la Champions League, por poner un ejemplo. De igual forma el local debe ser lo suficientemente espacioso para dar cabida a todos los invitados, de lo contrario estarán muy apretados y será la nota negativa del evento.
Excederte del presupuesto
Aunque tus ideas sean brillantes, si se exceden del presupuesto máximo entonces habrá que buscar otras opciones. Sin embargo y si insistes en organizar el evento tal como sueñas sin importar el presupuesto, lo más probable es que todo salga mal y sea un rotundo fracaso.
Olvidar los permisos
Dependiendo del tipo de evento, si es en un lugar público o si habrá bebidas alcohólicas, lo más seguro es que haya que pedir permiso a las autoridades locales. Si se pasa por alto este detalle se corre el riesgo de que las autoridades suspendan el evento.
Saber delegar
Por muy buen organizador de eventos que seas, siempre debes contar con un equipo disciplinado que te ayude en tareas específicas. Si intentas hacerlo todo tú solo es muy posible que desatiendas varios aspectos por atender otros y el evento se desluzca o sea un fracaso.
Pasos que garantizan el éxito en la organización de eventos
Definir los objetivos
Es lo primero que debe hacerse. Hay que reunirse con el patrocinador del evento y definir de qué se trata, para quiénes va dirigido el evento, cuáles son los objetivos que se persiguen y cuáles son los resultados que se esperan.
Definir el mejor día y lugar
Al estar claro de qué se trata el evento y sus objetivos, entonces hay que escoger el mejor día y que no coincida con fiestas ni vacaciones. Además hay que reservar el lugar con antelación antes de que otro organizador reserve la misma fecha y se divida el público con la competencia.
Organización cronológica
Hay que definir en un calendario los tiempos de ejecución de cada una de las actividades del evento con una lista de comprobación. En ese calendario se debe visualizar fácilmente cuáles son las actividades que se cumplen simultáneamente y cuáles deben terminar para poder comenzar la siguiente.
Definir el público
Hay que tener claro que público asistirá así como los participantes. Por ejemplo si es un congreso académico hay que saber quiénes serán los ponentes. En ese caso y si los invitados provienen de otras ciudades hay que hacer las reservas previamente en hoteles.
Hay muchos detalles que considerar, pero si se cumplen con estos pasos básicos se puede tener éxito en la organización de un evento.
